La administración anterior encabezada por el alcalde, Genaro Marín Zúñiga Soto, realizó una entrega-recepción desastrosa en muchos sentidos y el Archivo Municipal no es la excepción; en entrevista con el Secretario del Ayuntamiento Jesús Omar Jaime Valencia, habló sobre las terribles condiciones en las que se recibió la documentación incluyendo la nula clasificación de la misma.
Primeramente, argumentó que, gran parte del acervo municipal se encontraba tirado en el patio, en la intemperie, mojado, con moho, sin ningún tipo de orden o cuidado por los responsables anteriores, anteriores y anteriores.
Mostró un documento de la anterior administración, como prueba de la entrega recepción sin contenido, relación de libros del Ayuntamiento en blanco, sin clasificación, mucho menos una entrega del mismo.
Precisó que, derivado de esta situación se creó una Comisión de Rescate del Archivo Histórico, así como el rescate del archivo municipal, ya que en la actualidad San José carece de un archivo histórico reglamentado.
Por ello, se llevó a cabo la contratación de personal especializado por primera vez en el municipio de una persona que tiene la licenciatura en archivonomía, la cual ya está trabajando en este tema iniciando con la recuperación de archivos que se encontraba tirado en los patios y salones.
Ventiló que, se tienen muchos expedientes perdidos, reconociendo que ya se hicieron las observaciones legales ante la instancia correspondiente.
«No vamos a solapar nada, porque cuando nosotros entreguemos, vamos a entregar todo perfectamente ordenado en ningún momento vamos a solapar lo que no se hizo en administraciones anteriores».
Explicó que, existe un archivo muy bien organizado de hace quince años, sin embargo, de ahí a la fecha, no se volvió agregar documentación, misma que estaba en total desorden en el interior de las áreas, o bien, en las escaleras del edificio que se encuentra a un costado de Presidencia Municipal.
Expresó que, pese a tener un reglamento de archivo, este jamás se respetó ni se llevó a cabo en los últimos tres años, por lo que la tarea es clasificarlo y rescatar lo que se catalogue como archivo histórico.
Precisó que, por disposiciones de la alcaldesa, el archivo tendrá un nuevo espacio, que aún está por definirse, lejos de la humedad y accesible para toda la gente.
«A partir del 10 de octubre es responsabilidad de nosotros el archivo que se genere, y el archivo anterior es responsabilidad de las personas que estuvieron, (…) las observaciones ya se hicieron porque si alguien me pide una documentación y yo no la entrego la sanción es para mí, pero si digo esto fue lo que me dieron y no está, entonces la sanción deberá de ser para la persona que debió de haber hecho el resguardo»
Al final mencionó que, hay una directora de archivo de nombre Marisela Espinoza Villanueva y será ella quien, con el resto de personal, lleven a cabo la clasificación del archivo, ya que la encomienda de la Presidenta Municipal, es que todo se convertirá en digital tanto la documentación de la administración como la del propio archivo.